Кому из индивидуальных предпринимателей потребуется кассовый аппарат в 2026 году

Вопрос «нужен ли мне кассовый аппарат» до сих пор вызывает путаницу, и не потому, что правила сложные. Просто они менялись несколько раз, и в сети параллельно существуют три версии ответа: старая с миллионным порогом, переходная и действующая. В 2026 году к этому добавилась ещё и отдельная обязанность, которую путают с РРО, хотя это совсем другое дело.

Ниже приведена информация о том, кто использует кассовый аппарат, а кто нет, чем программный РРО отличается от классического и почему платежный терминал не является заменой кассовому аппарату.

Кто чем должен располагать

Главное, что нужно понять сразу: понятия «РРО» и «безналичная оплата» — это две разные обязанности, предусмотренные разными нормативными актами. Можно подпадать под одну из них и не подпадать под другую.

Первая группа: кассовый аппарат не требуется

Освобождение для первой группы закреплено пунктом 296.10 Налогового кодекса и повторено в законе о применении кассовых аппаратов. Оно является безусловным: не зависит ни от вида деятельности, ни от объема дохода, ни от того, как именно рассчитывается клиент — наличными или картой.

То есть продавец на рынке, работающий в первой группе, не обязан выдавать фискальный чек даже в том случае, если принимает оплату через терминал.

Вторая, третья и четвертая: обязательно, и миллион здесь ни при чем

Вот самый распространённый устаревший совет в интернете, и из-за него люди вынуждены платить штрафы.

Когда-то в Налоговом кодексе действительно существовал порог: предприниматели, работающие по единой налоговой системе второй, третьей и четвертой групп, могли не использовать кассовые аппараты, пока их годовой доход не превышал миллион гривен. Этой нормы больше нет. Сегодня обязанность использовать кассовый аппарат или программный кассовый аппарат не зависит ни от объема дохода, ни от вида деятельности, ни от формата бизнеса.

Поэтому, если вы читаете статью, в которой говорится, что «до миллиона можно обойтись без кассы», обратите внимание на дату публикации. Скорее всего, она была написана до 2022 года и сегодня вводит в заблуждение.

Отдельно напомним: данная обязанность касается расчетных операций, то есть приема оплаты за товар или услугу. О том, что должно быть указано в самом счете, который вы выставляете клиенту, мы писали отдельно: как выставить счет на оплату в качестве индивидуального предпринимателя.

Терминал — это не кассовый аппарат, и с 2026 года он понадобится практически всем

А теперь то, что сейчас вызывает наибольшую путаницу.

Постановлением Кабинета Министров № 894 от 29 июля 2022 года введена поэтапная обязанность обеспечивать возможность расчетов с помощью электронных платежных средств. Заключительный этап вступил в силу с 1 января 2026 года и затронул индивидуальных предпринимателей первой группы. То есть даже тот предприниматель, которому кассовый аппарат вообще не нужен, должен предоставить клиенту возможность оплатить покупку безналичным способом.

Выполнить это требование можно не только с помощью классического POS-терминала: подойдет мобильный эквайринг в смартфоне или интернет-эквайринг со ссылкой или QR-кодом от платежного сервиса. А вот простой QR-код для перевода на собственный IBAN для этого требования, скорее всего, не примут, так как это не расчет с помощью электронного платежного средства.

Требование не распространяется на территории, где ведутся активные боевые действия, и на временно оккупированные территории. За его невыполнение предусмотрена административная ответственность, причем не только налоговая: нарушением считается и ограничение права потребителя выбирать способ оплаты.

РРО или программный РРО

• Классический кассовый аппарат это физический кассовый аппарат: покупка, регистрация, обслуживание, расходные материалы.
• Программный кассовый аппарат Это приложение для смартфона, планшета или компьютера. Государственная версия от налоговой службы бесплатна, также существуют платные коммерческие решения с дополнительными функциями.
• Для работы с программным кассовым аппаратом требуется квалифицированная электронная подпись и регистрация кассира.
• Предусмотрен офлайн-режим: при отсутствии связи чеки формируются с резервными фискальными номерами, а после восстановления связи данные передаются.

Для большинства микропредприятий программный кассовый аппарат решает проблему без затрат на оборудование. Но важно понимать, что это не «приложение для красивых чеков», а фискальный инструмент: все чеки попадают в налоговую систему, и именно там покупатель может проверить их подлинность, как мы описывали в материале о возврат товара в магазин.

Распространенные ошибки

Первое: считать, что безналичная оплата на карту физического лица освобождает от необходимости выдачи чека. Это не так, если на вас распространяется обязанность использовать кассовый аппарат.

Второе: не выписывать чек на предоплату или частичную оплату. Расчетная операция — это любой прием средств, а не только полная оплата.

Третий вариант: зарегистрировать ПРРО и не использовать его. Незакрытый рабочий день и отсутствие Z-отчетов заметны в системе так же хорошо, как и отсутствие чеков.

Частые вопросы

Нужен ли кассовый аппарат индивидуальному предпринимателю первой группы?

Нет. Освобождение от уплаты налога предусмотрено пунктом 296.10 Налогового кодекса и не зависит от способа оплаты.

Действует ли ещё порог в миллион гривен?

Нет. Для второй, третьей и четвертой групп обязанность использовать РРО или ПРРО не зависит от размера дохода.

Заменяет ли платежный терминал кассовый аппарат?

Нет. Это разные функции: терминал обеспечивает возможность безналичной оплаты, а РРО фискализирует расчет и выдает чек.

Сколько стоит программный кассовый аппарат?

Государственное решение от налоговой службы предоставляется бесплатно. Платные коммерческие программы взимают абонентскую плату за дополнительные функции, например, складской учет.

Что делать, если нет интернета?

Программный кассовый аппарат имеет офлайн-режим с резервными фискальными номерами; после восстановления связи чеки передаются в систему.

Нужен ли кассовый аппарат, если клиенты перечисляют деньги на банковский счет индивидуального предпринимателя?

Расчеты исключительно через банковский счет по реквизитам имеют свои особенности, поэтому этот момент следует отдельно обсудить со своим бухгалтером до начала работы.

Кратко

Первая группа не использует РРО ни при каких условиях. Вторая, третья и четвертая группы обязаны их использовать, и прежний порог в миллион гривен уже не действует. С 1 января 2026 года вступает в силу отдельное обязательство: обеспечить возможность оплаты электронными платежными средствами, и оно касается даже первой группы. Для микробизнеса самый простой вариант — это бесплатный программный РРО от налоговой службы плюс мобильный эквайринг. Ставки и лимиты по группам смотрите в материале ставки единого налога и ЕСВ, а сроки представления отчетности в налоговом календаре индивидуального предпринимателя.