Кому з ФОП потрібен РРО у 2026 році

Питання «чи потрібен мені касовий апарат» досі викликає плутанину, і не тому, що правила складні. Просто вони змінювалися кілька разів, і в мережі паралельно живуть три версії відповіді: стара з мільйонним порогом, перехідна і чинна. У 2026 році до цього додався ще й окремий обов’язок, який плутають з РРО, хоча це зовсім інша річ.

Нижче зведено, хто застосовує касовий апарат, хто ні, чим програмний РРО відрізняється від класичного і чому платіжний термінал це не заміна касовому апарату.

Хто що зобов’язаний мати

Ключове, що варто засвоїти одразу: рядки «РРО» і «безготівкова оплата» це два різні обов’язки з різних нормативних актів. Можна підпадати під один і не підпадати під інший.

Перша група: касовий апарат не потрібен

Звільнення для першої групи закріплене пунктом 296.10 Податкового кодексу і продубльоване в законі про застосування реєстраторів розрахункових операцій. Воно безумовне: не залежить ні від виду діяльності, ні від обсягу доходу, ні від того, як саме розраховується клієнт, готівкою чи карткою.

Тобто продавець на ринку, який працює на першій групі, не зобов’язаний видавати фіскальний чек навіть тоді, коли приймає оплату на термінал.

Друга, третя і четверта: обов’язково, і мільйон тут ні до чого

Ось найпоширеніша застаріла порада в інтернеті, і вона коштує людям штрафів.

Колись у Податковому кодексі справді був поріг: єдинники другої, третьої й четвертої груп могли не застосовувати РРО, поки річний дохід не перевищив мільйон гривень. Цієї норми більше немає. Сьогодні обов’язок застосовувати РРО або програмний РРО не залежить ні від обсягу доходу, ні від виду діяльності, ні від формату бізнесу.

Тому якщо ви читаєте статтю, у якій фігурує «до мільйона можна без каси», подивіться на її дату. Найімовірніше, вона написана до 2022 року і сьогодні вводить в оману.

Окремо нагадаємо: обов’язок стосується розрахункових операцій, тобто прийому оплати за товар чи послугу. Про те, що має бути в самому рахунку, який ви виставляєте клієнту, ми писали окремо: як виставити рахунок на оплату як ФОП.

Термінал це не РРО, і з 2026 року він потрібен майже всім

А тепер те, через що зараз найбільше плутанини.

Постановою Кабінету Міністрів № 894 від 29 липня 2022 року запроваджено поетапний обов’язок забезпечувати можливість розрахунків електронними платіжними засобами. Фінальний етап набув чинності з 1 січня 2026 року і охопив ФОП першої групи. Тобто навіть той підприємець, якому касовий апарат не потрібен взагалі, має дати клієнту можливість заплатити безготівково.

Виконати цю вимогу можна не лише класичним POS-терміналом: підходить мобільний еквайринг у смартфоні або інтернет-еквайринг з посиланням чи QR-кодом від платіжного сервісу. А от простий QR-код для переказу на власний IBAN для цієї вимоги, найімовірніше, не зарахують, бо це не розрахунок електронним платіжним засобом.

Вимога не поширюється на території активних бойових дій і тимчасово окуповані території. За її невиконання передбачена адміністративна відповідальність, причому не лише податкова: порушенням вважається і обмеження права споживача обирати спосіб оплати.

РРО чи програмний РРО

• Класичний РРО це фізичний касовий апарат: покупка, реєстрація, обслуговування, витратні матеріали.
• Програмний РРО це застосунок на смартфоні, планшеті чи комп’ютері. Державний варіант від податкової безкоштовний, є і платні комерційні рішення з додатковими функціями.
• Для роботи з програмним РРО потрібен кваліфікований електронний підпис і реєстрація касира.
• Передбачений офлайн-режим: якщо зв’язку немає, чеки формуються з резервними фіскальними номерами, а після відновлення зв’язку дані передаються.

Для більшості мікробізнесу програмний РРО закриває питання без витрат на обладнання. Але важливо розуміти, що це не «застосунок для гарних чеків», а фіскальний інструмент: усі чеки потрапляють до системи податкової, і саме там покупець може перевірити їхню справжність, як ми описували в матеріалі про повернення товару до магазину.

Часті помилки

Перша: вважати, що безготівкова оплата на картку фізособи звільняє від чека. Не звільняє, якщо ви підпадаєте під обов’язок застосовувати РРО.

Друга: не пробивати чек на передоплату або часткову оплату. Розрахункова операція це будь-який прийом коштів, а не тільки повна оплата.

Третя: реєструвати ПРРО і не використовувати. Незакритий робочий день і відсутність Z-звітів помітні в системі так само добре, як і відсутність чеків.

Часті запитання

Чи потрібен РРО ФОП першої групи?

Ні. Звільнення закріплене пунктом 296.10 Податкового кодексу і не залежить від способу оплати.

Чи діє ще поріг у мільйон гривень?

Ні. Для другої, третьої й четвертої груп обов’язок застосовувати РРО або ПРРО не залежить від обсягу доходу.

Чи замінює платіжний термінал касовий апарат?

Ні. Це різні обов’язки: термінал забезпечує можливість безготівкової оплати, а РРО фіскалізує розрахунок і видає чек.

Скільки коштує програмний РРО?

Державне рішення від податкової безкоштовне. Платні комерційні програми беруть абонплату за додаткові функції, наприклад складський облік.

Що робити, якщо немає інтернету?

Програмний РРО має офлайн-режим із резервними фіскальними номерами, після відновлення зв’язку чеки передаються до системи.

Чи потрібен РРО, якщо клієнти платять на рахунок ФОП у банку?

Розрахунки виключно через банківський рахунок за реквізитами мають свою специфіку, тому цей момент варто окремо звірити зі своїм бухгалтером до початку роботи.

Коротко

Перша група не застосовує РРО за жодних умов. Друга, третя і четверта групи застосовують обов’язково, і старий поріг у мільйон гривень уже не діє. З 1 січня 2026 року діє окремий обов’язок: забезпечити можливість оплати електронними платіжними засобами, і він стосується навіть першої групи. Для мікробізнесу найпростіший варіант це безкоштовний програмний РРО від податкової плюс мобільний еквайринг. Ставки й ліміти по групах дивіться в матеріалі ставки єдиного податку і ЄСВ, а строки звітності в податковому календарі ФОП.